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審議 |
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● |
事業名 |
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1月度定例会並びに新年互礼会 |
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● |
担当副理事長 |
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平松 利哉 |
● |
: |
委員会 |
: |
社会開発委員会 |
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● |
委員長 |
: |
重松 崇之 |
● |
: |
文書作成者役職・氏名 |
: |
重松 崇之 |
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● |
議案上程日 |
: |
2022年11月26日 |
● |
: |
確認日 |
: |
2022年11月25日 |
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事業要項(企画) |
(上記の表以外に補足的な説明があれば、簡潔に記載)
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前回までの流れ(意見と対応) |
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第1回正副理事長会議 |
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● |
開催日 |
2022年 |
10月 |
14日 |
(金曜日) |
協議 |
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意見1: |
挨拶回りの便宜も考えてお神酒ラベルにある「新年互礼会」の文字の削除を検討してください。 |
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対応1: |
「新年互礼会」の文字は削除しました。 【お神酒ラベル】 |
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意見2: |
前年度からの引継事項の検討に漏れがあります。 |
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対応2: |
引継ぎ事項の漏れを修正しました。【前年度からの引継ぎ事項】 |
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意見3: |
予算の登録料を修正してください。 |
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対応3: |
予算の登録料を修正しました(期首会員35名。9月に事実上退会したメンバー1名を反映済)。 |
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意見4: |
予算書様式3の摘要欄の文字が見えません。 |
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対応4: |
文字が判読できるようにセルの間隔を大きくしました。 |
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意見5: |
アンケートで「青年会議所に期待すること」を尋ねることを検討してください。 |
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対応5: |
青年会議所に期待することを尋ねることにしました。【アンケート】 |
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意見6: |
来賓用のお料理を個別に提供するとすれば、大皿形式(ビュッフェ形式)の場合と異なり、人数の増加に対応するのが難しいため、人数の把握を事前に(余裕をもって)正確にしてください。 |
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対応6: |
早期に人数を把握します。1月10日以後の参加申込者に食事がない旨の注意喚起も徹底します。 |
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意見7: |
返信ハガキが書きにくいです。 |
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対応7: |
専務ラインを併用する方向で検討中です。11月度正副理事長会議には改善策を明らかにします。 |
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意見8: |
案内文に記載の「65th」の縦書きが気になります。記載方法を検討してください。 |
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対応8: |
「65th」の箇所をテキストボックスで作成し、これを回転させて挿入する方法により対処しました。【案内状】 |
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意見9: |
返信ハガキをQRコートで読み取り返信できるようにすることも検討してください。 |
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対応9: |
検討中です。ご意見の採否を含めて11月度正副理事長会議で明らかにします。 |
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意見10: |
案内文の会費については、JCは6千円、OBや来賓は0円なので、値段なしの案内状も作成してください。 |
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対応10: |
値段なしの案内状を作成しました。【案内状U】 |
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意見11: |
式次第のスローガン表記に誤りがあります。 |
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対応11: |
スローガン中の「創造」を「想像」に改めました。【互礼会式次第】 |
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意見12: |
リボン薔薇(赤)の費用は、互礼会の予算から支出しなくても構いません。 |
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対応12: |
予算に余裕があるので新年互礼会の予算から支出します。 |
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意見13: |
リボン薔薇を新調する場合は、合わせて手袋も新調してください(手袋の見積書も取得してください)。 |
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対応12: |
白手袋4セットの見積書(税込み440円)を追加しました。使い捨て前提です。【見積書(白手袋)】 |
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意見14: |
役員紹介(図面)に誤記(理事長名)があります。修正してください。 |
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対応14: |
澁谷理事長との表記を山元理事長に修正しました。【役員紹介配置図】 |
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意見15: |
軽食を用意する理由はなくてもかまいません。補足説明で足ります。 |
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対応15: |
昨年との違いに関する部分ですので資料自体は残しますが、より簡潔にしました。【軽食を用意する理由】 |
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意見16: |
役割分担。久米田高校ダンス部のアテンドの役割も追加してください。 |
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対応16: |
アテンドの役割を追加しました。【役割分担表(互礼会)】 |
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意見17: |
オープニングアクトの主催者(久米田高校ダンス部)と記念撮影する時間をもうけてください。 |
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対応17: |
17時45分から正副理事長と久米田高校ダンス部とで記念撮影する時間をもうけました。【タイムスケジュール】 |
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意見18: |
会場5階ダイヤモンドについて。「ダイヤモンドの間」か「ダイヤモンドホール」かで表記を統一してください。 |
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対応18: |
表記を「ダイヤモンドホール」に統一しました。【互礼会式次第】 |
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意見19: |
事務局を招くか検討の上、明記してください。 |
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対応19: |
昨年同様、メンバーと同じ位置づけで事務局にも声を掛けることにします。 |
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意見20: |
御礼状について。ご指導・ご鞭撻の間の「・」を「、」の表記にするか検討してください。 |
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対応20: |
「ご指導」と「ご鞭撻」は一体としてつかわれる言葉なので「、」より「・」を用います。 |
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意見21: |
直前理事長感謝状。JCIのロゴと枠が重なっているので修正してください。 |
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対応21: |
卒業式の感謝状の書式と同様の書式で作成し直しました。【直前理事長感謝状】 |
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● |
第1回理事会 |
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● |
開催日 |
2022年 |
10月 |
25日 |
(火曜日) |
協議 |
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意見1: |
久米田高校ダンス部の選定理由。マイナスの表現は控えて盛り上がっていける文章にすることを検討してください。 |
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対応1: |
過去5年間に2年続けて同じ団体が出演したことがないという歴史的な観点からのあり得る批判に耐えることを意識しつつ、マイナス表現を極力避けて記載しました。選定理由(久米田高校ダンス部) |
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意見2: |
シニアをはじめとした来賓の方々との交流を意識して図るようにしてください。 |
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対応2: |
新たな役割である「交流責任者」を中心に現役メンバー全員で来賓との交流を図ります。役割分担表(互礼会) |
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意見3: |
受付担当の人数が足りているか検討してください。 |
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対応3: |
受付の所要人員は8名です。これに対し、受付担当には総務広報委員会及び会員開発委員会(合計11名)を割り当てます。当日の出席状況により不足が生じたときは適宜現場責任者の判断で人員を補充いたします。 |
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意見4: |
ダイヤモンドホールに人数分の休憩用イスを置くことを検討してください。 |
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対応4: |
人数分のイスを用意するとなると2段になるなど見栄えがよくないため、壁に沿って一列に並べる形でのみイスを用意することとします。ただ、立って待機する場所と座って待機する場所をスペース的に区別します。新年互礼会配置図 |
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意見5: |
来賓名簿とOB名簿を審議対象資料に移してください。 |
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対応5: |
来賓名簿とOB名簿を審議対象資料に移しました。 |
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意見6: |
誘導担当を1階と5階に分けているが、予算も踏まえてインカム等の連絡方法を検討してください。 |
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対応6: |
担当者の私物(携帯電話機等)で対応していただく予定です。 |
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意見7: |
受付での会計管理に注意してください。 |
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対応7: |
会計責任者をあらかじめ一人で固定するとともに、会計責任者及び会計担当者に事前に受付マニュアルを交付し、リハーサルの機会(12月14日)に会計のシミュレーションも行います。 受付マニュアル |
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意見8: |
受付を1階と5階で分けるのか、検討してください。 |
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対応8: |
受付は5階のみで行います。なお、誘導は、1階と5階に分かれて行います。 |
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意見9: |
アンケートの最終質問について。回答者の年齢ではなく、所属を確認することを検討してください。 |
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対応9: |
年齢層を尋ねる質問は撤回し、所属を尋ねる質問をもうけました。アンケート |
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意見10: |
案内状を横書きで記載することを検討してください。 |
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対応10: |
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意見11: |
返信用ハガキ(裏面)の内容を検討してください(バランスの調整。余計な文言の削除。)。 |
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対応11: |
横書きにしました。文章を推敲しました。同伴者については、ハガキ上、人数のみ把握します(必要に応じて電話等で確認します)。加えて、QRコード読み取り形式で回答を集計する方法を採用しました。 【裏】【回答フォーム】 |
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意見12: |
役割分担の中に写真を撮影したり動画を撮影したりする係をもうけることを検討してください。 |
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対応12: |
撮影記録係をもうけました。役割分担表(互礼会) |
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意見13: |
「2.実施に至る背景」について。背景というよりも手法がそのまま記載されているので推敲してください。 |
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対応13: |
手法が内容に含まれることがないように意識して修正しました。 |
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意見14: |
アンケートの第5問と第6問について、末尾の文章表現を統一してください。 |
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対応14: |
末尾の文章表現を「ご意見をお聞かせください。」に統一しました。アンケート |
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意見15: |
「4.連携する外部/内部 パートナー種別」にオープニングアクトの出演者を追記してください。 |
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対応15: |
久米田高校ダンス部を追記しました。 |
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意見16: |
対内の目的について。理事長所信を周知する、との部分を推敲してください。 |
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対応16: |
周知するものを「新年度の運動方針」に改めました。 |
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意見17: |
新年互礼会の機会に周年事業のPRの時間をもうけてください。 |
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対応17: |
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● |
第2回正副理事長会議 |
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● |
開催日 |
2022年 |
11月 |
●日 |
(曜日) |
協議 |
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意見1: |
動画資料や来賓名簿は、少しでも早く作成して報告してください。 |
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対応1: |
可及的速やかに作成の上、ご報告いたします。事業報告用動画 ※12月度定例会後完成予定 |
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意見2: |
案内文のフォントをスッキリしたフォントに変更してください。 |
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対応2: |
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意見3: |
案内文の文字の配置を検討してください。 |
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対応3: |
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意見4: |
撮影の役割分担の中に動画撮影があるので役割を説明してください。 |
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対応4: |
写真は撮影しますが、動画は撮影しませんので、記載を修正しました。役割分担表(互礼会) |
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意見5: |
久米田高校の撮影時間を少しでも早くしてください。 |
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対応5: |
17時から17時10分までの間にお越しいただけることになりました。到着し次第、速やかに撮影を行います。 |
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意見6: |
予算の様式3の通信費の文言が切れています。 |
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対応6: |
文言が途切れないようにセルを拡大しました。事業計画収支予算書へ |
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意見7: |
吊り看板の縁などを変更したりロゴ等を入れたりすることを検討してください。 |
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対応7: |
縁は変更しました。ロゴはバランスがわるくなるので入れません。吊り看板(互礼会) |
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意見8: |
定例会では事業報告をしないため、AGENDAの「事業報告」を削除してください。 |
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対応8: |
AGENDAの「事業報告」を削除しました。 AGENDA |
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意見9: |
PRの方法が動画では式典に近すぎるのでもう少しラフなものを考えてください。 |
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対応9: |
動画を配信してのPRはやめます。代わる方法としてパネルに写真を貼る方法やウェブ配信の方法を検討しましたが、式典に集中されなくなるおそれや、スペースの問題(通行の安全性)等からいずれも実施しないことにします。 |
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意見10: |
案内状、式次第など今年のイメージを反映させてることを検討してください。 |
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対応10: |
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● |
第2回理事会 |
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● |
開催日 |
2022年 |
11月 |
●日 |
(曜日) |
審議 |
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意見1: |
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対応1: |
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● |
第3回正副理事長会議 |
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● |
開催日 |
2022年 |
12月 |
●日 |
(曜日) |
協議 |
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意見1: |
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対応1: |
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● |
第3回理事会 |
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● |
開催日 |
2022年 |
12月 |
●日 |
(曜日) |
協議 |
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意見1: |
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対応1: |
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●議案上程スケジュール |
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事業計画 ・ 予算 |
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事業報告 ・ 決算 |
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回数 |
諸会議名 |
開催日時 |
議事 |
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回数 |
諸会議名 |
開催日時 |
議事 |
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第1回 |
正副理事長会議 |
2022年10月14日 |
協議 |
● |
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● |
第1回 |
理事会 |
2022年10月25日 |
協議 |
● |
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● |
第2回 |
正副理事長会議 |
2022年11月18日 |
協議 |
● |
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● |
第2回 |
理事会 |
2022年11月30日 |
審議 |
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※議案上程スケジュールは、年間事業フレームに沿って的確な時期に上程を行う |
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