1月度定例会及び新年互礼会事業計画(案)承認の件

審議

 

 

事業名

1月度定例会並びに新年互礼会

担当副理事長

平松 利哉

委員会

社会開発委員会

委員長

重松 崇之

文書作成者役職・氏名

重松 崇之

議案上程日

2022年11月26日

確認日

2022年11月25日

事業要項(企画)

 

1.目指す社会・組織の姿

 

新しい体制の下でもメンバーが互いに個性を尊重し合いながら、明るく豊かな社会の実現に向けて一致団結できる組織を目指します。また、当青年会議所の運動方針に共感し、これを受容して、陰になり日向になりのご支援をいただける社会を目指します。

 

2.実施に至る背景

 

当青年会議所がこれまで運動を展開できたのは、運動を支える多くの方々のご支援があるためです。今後の運動展開のためにも、引き続きそうした方々からのご支援が必要です。

 

3.目的

 

(対外)

来賓の方々に対し、2022年度の事業報告をし、2023年度の運動方針等を伝えるとともに、現役メンバーと来賓の方々との交流を深めることを目的とします。

 

(対内)

新年度の運動方針をメンバー間で周知徹底するとともに、新年度の各種運動を精力的に展開できるように、メンバー全員が一致団結することを目的とします。

 

4.連携する外部/内部

パートナー種別

 

岸和田市長、選挙区選出国会議員及び府会議員、各種団体、日本青年会議所近畿地区協議会、近畿地区大阪ブロック協議会、府内28LOM関係者、シニアクラブ、久米田高校ダンス部

 

5.実施日と実施前後のスケジュール

 

■実施日

2023年1月14日(土)

 

(実施日の選定理由)

当青年会議所は、毎年、新年互礼会を1月の第2週の土曜日に開催しています。関係各位の予定の組みやすさを考え、例年どおり1月の第2週の土曜日を選定しました。

 

■実施前後のスケジュール

いつ

どこで

なにを

8月26日

岸和田グランドホールを仮予約

9月13日

タックンロール

委員会メンバーとの打ち合わせ

9月30日

岸和田グランドホール

会場下見

10月19日

タックンロール

委員会メンバーとの打ち合わせ

11月9日

マムール

委員会メンバーとの打ち合わせ

11月14日

久米田高校

久米田高校ダンス部と打ち合わせ

11月24日

来賓名簿及びOB名簿の修正(新旧理事長、新旧専務理事、担当副理事長、担当委員会)

12月上旬

案内状及び返信ハガキ等の送付

来賓名簿】【OB名簿】【案内状案内状U

【返信はがき()】【回答フォーム】【コロナ感染拡大防止についてのご案内とお願い

12月上旬

JCルーム

委員会メンバーとの打ち合わせ/準備

12月14日

岸和田グランドホール

直前リハーサル

12月中旬

挨拶依頼状等の発送

挨拶依頼文】 【乾杯依頼文

1月上旬

JCルーム

準備

1月10日

会場側に食事の数量の連絡

1月14日

岸和田グランドホール

1月度定例会及び新年互礼会の実施

1月下旬

御礼状発送 【御礼状

6.実施場所

 

岸和田グランドホール(大阪府岸和田市小松里町2512)

※定例会会場:4階銀河

※新年互礼会会場:5階ダイヤモンド

 

(会場選定理由)

当青年会議所の新年互礼会が、長年、本会場で開催されてきたこと等によります。

会場選定理由

 

7.事業内容

 (目的達成のための手法)

 

■具体的手法

 

1 1月度定例会

新理事長への引継ぎのセレモニーと前年度の出席優良者の表彰を行います。

AGENDA】【定例会配置図】【定例会吊り看板

 

(1)概要

ア プレジデンシャルリース贈呈

イ 理事長挨拶

ウ 直前理事長への感謝状贈呈

エ 出席者優良者表彰

 

(2)タイムスケジュール(定例会)

時間

内容

16:00

開会宣言

16:05

国歌斉唱/JCソング斉唱

JCIクリード唱和

JCIミッション並びにJCIビジョン唱和

JC宣言文並びに綱領唱和

16:10

セクレタリー及び議事録署名者の指名/出席者点呼確認

16:15

プレジデンシャルリースの贈呈

16:20

理事長挨拶

16:30

直前理事長への感謝状 【直前理事長感謝状

直前理事長挨拶

出席優良者表彰

16:40

報告事項/会員消息/入会承認式/その他

16:50

閉会宣言

タイムスケジュール】【シナリオ(定例会)

 

(3)メンバーの軽食

定例会後にメンバーのために軽食(サンドウィッチ・4切/セット)を20セット用意します。

軽食の内容】【軽食を用意する理由

 

2 新年互礼会

来賓を招待し、新年度の運動方針を表明し、前年度事業報告をし、新役員紹介を行うとともに、現役メンバーと来賓の方々との交流を深めます。

互礼会式次第】【吊り看板(互礼会)】【お神酒ラベル

 

(1) 概要

ア 理事長挨拶(所信表明)

イ 来賓紹介及び来賓挨拶

ウ 歓談(来賓とメンバーとの顔合わせ)

エ 前年度事業報告

オ 本年度役員紹介

 

(2) タイムスケジュール(新年互礼会)

時間

内容

17:00

受付(※17時50分まで) 【受付配置図】【ふんどし

17:10

記念撮影(久米田高校ダンス部と正副理事長) 

18:00

オープニングアクト(久米田高校ダンス部によるダンス)

18:15

開会の辞 (重松委員長)

18:18

国家斉唱

18:20

理事長挨拶 (山元理事長)

18:30

ご来賓者紹介及び挨拶(@岸和田市長、A岸和田商工会議所会頭、B衆議院議員、C大阪ブロック協議会会長) 【挨拶依頼文

18:50

乾杯(シニアクラブ会長) 【乾杯依頼文

18:55

祝電披露/歓談 

19:30

2022年度事業報告 (澁谷直前理事長) 【事業報告用動画※作成中】

19:40

2023年度役員紹介 (山内専務理事) 【役員紹介配置図

19:50

周年事業PR(山元理事長)

20:00

閉会の辞 (平松副理事長)/アンケートの実施

アンケートの実施方法】【アンケートのお願い】【アンケート

タイムスケジュール】【シナリオ(互礼会)

 

(3) 役割分担

ア 全体

総括責任者: 平松 利哉

現場責任者: 重松 崇之

会計責任者: 西川 将平

 

イ 進行

司会: 針谷 岳邦

司会補佐: 人見 一彰

アテンド(久米田高校): 社会開発委員会

 

ウ 受付

主として総務広報委員会と会員開発委員会

 

エ 会場誘導

主として青少年育成委員会

 

オ 交流責任者及び交流担当者

交流責任者:各委員会正副委員長

交流担当者:現役メンバー全員

 

カ 撮影記録

主として総務広報委員会

 

役割分担表(互礼会)

 

(4) 会場の配置

新年互礼会配置図に記載のとおり。

新年互礼会配置図

 

(5) オープニングアクト

ア 内容

久米田高校ダンス部によるダンス(全国大会で優勝した演目を含む。)

これまでの余興一覧】 【控室】 【講師等出演依頼承諾書

 

イ 選定理由

久米田高校ダンス部は、令和4年8月、高校ダンス部の日本一を決める「第15回日本高校ダンス部選手権」全国大会において「だんじり」をテーマとしたダンスで優勝しました。

選定理由(久米田高校ダンス部)

 

ウ 披露/鑑賞の場所

(ア) ダンスの披露場所

図面(ダンス)の「A」記載のスペースでダンスを披露します。

図面(ダンス)

 

(イ) ダンスの鑑賞場所

図面(ダンス)の「B」記載のスペースでダンスを鑑賞します。

図面(ダンス)

久米田高校ダンス部の指示に従います。

 

(6) 来賓用のお食事

ア 食事を提供するのかどうか

会場側からの要請がない限り、来賓に食事を提供します。

食事提供が制限される場合

 

イ 食事を提供する方法

(ア) テーブルの形状(1卓あたりの人数)

円形のテーブル(1卓あたり6名)を使用します。

 

(イ) テーブルの配置

配置の概要は、新年互礼会配置図記載のとおり。

新年互礼会配置図

 

(ウ) 食事の出し方

食事は、会席料理を個別に提供します。

献立】【配膳の時間について

 

ウ 食事のキャンセルについて

令和5年1月10日に食事の数量を確定します。会場側からの要請で食事の提供自体を中止する場合は、出席予定の来賓の方々に対し個別に電話で通知します。

食事のキャンセル

 

(7) 事業報告

2022年度の事業内容を5分程度の動画にまとめ、これを会場に設置された2つのスクリーンに放映する形で報告を行います。外注はしません。 

事業報告用動画】※12月度定例会後完成予定

 

(8) 役員紹介

図面(役員紹介)記載の流れで行います。

図面(役員紹介)

 

(9) 岸和田青年会議所創立65周年のPR

役員紹介の機会に理事長と周年実行委員長が5分以内で周年事業のPRをします。PRをする際、フロアメンバーは、横断幕を張り、幟を掲げます。PR時の配置図

 

3 コロナ感染症対策

(1)共通の対策(定例会及び新年互礼会)

・ 事前に体調不良(発熱、咳及び倦怠感等)の方の参加を辞退していただきます。

・ 会場入口での手指消毒の徹底

・ マスク着用の徹底(食事のとき以外)

・ 検温の実施(37.5度以上の方の参加をお断りします。)

グランドホールのコロナ対策

 

(2) 定例会

・ 演台へのアクリル板の設置

 

(3) 新年互礼会

・ 演台へのアクリル板の設置

・ 食事の個別提供

・ テーブル上のアクリル板の設置

 

8.中期ビジョン

 

当青年会議所は、5年後も、ご支援いただいている方々から、変わらぬご愛顧・ご支援を賜ることのできる、岸和田になくてはならない団体であり続けます。

 

9.成果目標

KGI

対外参加者124名、全メンバーの参加 【算出根拠(最終/中間)

KPI

対外参加者111名、全メンバーの8割の参加 【算出根拠(最終/中間)

10.成果目標の検証方法

 

参加者(来賓、シニア、来訪JC、メンバー)の出欠をとることで検証します。

 

11.対象者及び参加員数

 

(対内)

期首メンバー(35名。令和4年10月1日現在の現役メンバーから2022年度卒業生9名を除いた数値)、部外監事(2名+1名)及び直前理事長(1名)並びに仮入会メンバー【会員名簿

 

 

(対外)

岸和田市長、選挙区選出国会議員及び府会議員、各種諸団体、日本青年会議所近畿地区協議会、近畿地区大阪ブロック協議会、府内28LOM関係者、シニアクラブ

 

12.広報戦略

01

招待者に案内状を送付

02

互礼会後にHP、Facebook、Twitter、YouTubeInstagramで発信する。

13.SDGsのゴールと

ターゲット番号

17

パートナーシップで目標を達成しよう

17.17

さまざまなパートナーシップの経験や資源戦略を基にした、効果的な公的、官民、市民社会のパートナーシップを奨励・推進する。

14.前回の上程より、

ブラッシュアップした点

 

1 役員紹介時の井本委員長の配置を理事長の隣にしました。【図面(役員紹介)

2 はがきの回答フォームの質問事項を修正しました。【 回答フォーム

3 式次第のご来賓名簿を更新しました。【来賓名簿

4 挨拶依頼文の宛名を修正しました。【挨拶依頼文

5 乾杯依頼文の宛名を修正しました。【乾杯依頼文

6 案内状の裏面の記載を変更しました。【案内状】【案内状U

7 事業報告用動画を添付しました。但し、作成中です(12月度定例会後に完成予定)。

8 予算書に123トロフィーの見積書(有効期限を更新したもの)を添付しました。

 

(上記の表以外に補足的な説明があれば、簡潔に記載)

 

15.

予算総額

\1,145,000

事業計画収支予算書へ

16.

引用著作物の有無

コンプライアンス確認番号

17.

対外配付資料の有無

公益性の有無

公益確認番号

18.審議対象資料

19.参考資料

1)       

案内状

1)       

理事長所信 委員長所信

2)       

案内状U

2)       

前年度からの引継ぎ事項

3)       

返信はがき(

3)       

会場選定理由

4)       

コロナ感染拡大防止についてのご案内とお願い

4)       

軽食の内容

5)       

挨拶依頼文

5)       

軽食を用意する理由

6)       

乾杯依頼文

6)       

アンケートの実施方法

7)       

御礼状

7)       

シナリオ(定例会)

8)       

AGENDA

8)       

シナリオ(互礼会)

9)       

定例会配置図

9)       

役割分担表(互礼会)

10)     

定例会吊り看板

10)     

これまでの余興一覧

11)     

直前理事長感謝状

11)     

控室

12)     

タイムスケジュール

12)     

選定理由(久米田高校ダンス部)

13)     

互礼会式次第

13)     

食事提供が制限される場合

14)     

吊り看板(互礼会)

14)     

食事のキャンセル

15)     

お神酒ラベル

15)     

グランドホールのコロナ対策

16)     

受付配置図

16)     

算出根拠(最終/中間)

17)     

ふんどし

17)     

会員名簿

18)     

役員紹介配置図

18)     

休憩用のイスを用意する理由(新年互礼会場)

19)     

アンケートのお願い

19)     

Doing(総務広報委員会作成のもの)※対外配布

20)     

アンケート

20)     

備品リスト

21)     

図面(ダンス)

21)     

献立

22)     

新年互礼会配置図

22)     

配膳の時間について

23)     

図面(役員紹介)

23)     

講師等出演依頼承諾書

24)     

来賓名簿 

24)     

PR時の配置図

25)     

OB名簿 

25)     

受付マニュアル

26)     

回答フォーム

26)     

事業報告用動画※12月度定例会後完成予定

 

前回までの流れ(意見と対応)

 

第1回正副理事長会議

 

開催日

2022年

10月

14日

(金曜日)

協議

 

 

意見1:

挨拶回りの便宜も考えてお神酒ラベルにある「新年互礼会」の文字の削除を検討してください。

対応1:

「新年互礼会」の文字は削除しました。 【お神酒ラベル

意見2:

前年度からの引継事項の検討に漏れがあります。

対応2:

引継ぎ事項の漏れを修正しました。【前年度からの引継ぎ事項

意見3:

予算の登録料を修正してください。

対応3:

予算の登録料を修正しました(期首会員35名。9月に事実上退会したメンバー1名を反映済)。

意見4:

予算書様式3の摘要欄の文字が見えません。

対応4:

文字が判読できるようにセルの間隔を大きくしました。

意見5:

アンケートで「青年会議所に期待すること」を尋ねることを検討してください。

対応5:

青年会議所に期待することを尋ねることにしました。【アンケート

意見6:

来賓用のお料理を個別に提供するとすれば、大皿形式(ビュッフェ形式)の場合と異なり、人数の増加に対応するのが難しいため、人数の把握を事前に(余裕をもって)正確にしてください。

対応6:

早期に人数を把握します。1月10日以後の参加申込者に食事がない旨の注意喚起も徹底します。

意見7:

返信ハガキが書きにくいです。

対応7:

専務ラインを併用する方向で検討中です。11月度正副理事長会議には改善策を明らかにします。

意見8:

案内文に記載の「65th」の縦書きが気になります。記載方法を検討してください。

対応8:

「65th」の箇所をテキストボックスで作成し、これを回転させて挿入する方法により対処しました。【案内状

意見9:

返信ハガキをQRコートで読み取り返信できるようにすることも検討してください。

対応9:

検討中です。ご意見の採否を含めて11月度正副理事長会議で明らかにします。

意見10:

案内文の会費については、JCは6千円、OBや来賓は0円なので、値段なしの案内状も作成してください。

対応10:

値段なしの案内状を作成しました。【案内状U

意見11:

式次第のスローガン表記に誤りがあります。

対応11:

スローガン中の「創造」を「想像」に改めました。【互礼会式次第

意見12:

リボン薔薇(赤)の費用は、互礼会の予算から支出しなくても構いません。

対応12:

予算に余裕があるので新年互礼会の予算から支出します。

意見13:

リボン薔薇を新調する場合は、合わせて手袋も新調してください(手袋の見積書も取得してください)。

対応12:

白手袋4セットの見積書(税込み440円)を追加しました。使い捨て前提です。【見積書(白手袋)

意見14:

役員紹介(図面)に誤記(理事長名)があります。修正してください。

対応14:

澁谷理事長との表記を山元理事長に修正しました。【役員紹介配置図

意見15:

軽食を用意する理由はなくてもかまいません。補足説明で足ります。

対応15:

昨年との違いに関する部分ですので資料自体は残しますが、より簡潔にしました。【軽食を用意する理由

意見16:

役割分担。久米田高校ダンス部のアテンドの役割も追加してください。

対応16:

アテンドの役割を追加しました。【役割分担表(互礼会)

意見17:

オープニングアクトの主催者(久米田高校ダンス部)と記念撮影する時間をもうけてください。

対応17:

17時45分から正副理事長と久米田高校ダンス部とで記念撮影する時間をもうけました。【タイムスケジュール

意見18:

会場5階ダイヤモンドについて。「ダイヤモンドの間」か「ダイヤモンドホール」かで表記を統一してください。

対応18:

表記を「ダイヤモンドホール」に統一しました。【互礼会式次第

意見19:

事務局を招くか検討の上、明記してください。

対応19:

昨年同様、メンバーと同じ位置づけで事務局にも声を掛けることにします。

意見20:

御礼状について。ご指導・ご鞭撻の間の「・」を「、」の表記にするか検討してください。

対応20:

「ご指導」と「ご鞭撻」は一体としてつかわれる言葉なので「、」より「・」を用います。

意見21:

直前理事長感謝状。JCIのロゴと枠が重なっているので修正してください。

対応21:

卒業式の感謝状の書式と同様の書式で作成し直しました。【直前理事長感謝状

 

 

第1回理事会

 

開催日

2022年

10月

25日

(火曜日)

協議

 

意見1:

久米田高校ダンス部の選定理由。マイナスの表現は控えて盛り上がっていける文章にすることを検討してください。

対応1:

過去5年間に2年続けて同じ団体が出演したことがないという歴史的な観点からのあり得る批判に耐えることを意識しつつ、マイナス表現を極力避けて記載しました。選定理由(久米田高校ダンス部)

意見2:

シニアをはじめとした来賓の方々との交流を意識して図るようにしてください。

対応2:

新たな役割である「交流責任者」を中心に現役メンバー全員で来賓との交流を図ります。役割分担表(互礼会)

意見3:

受付担当の人数が足りているか検討してください。

対応3:

受付の所要人員は8名です。これに対し、受付担当には総務広報委員会及び会員開発委員会(合計11名)を割り当てます。当日の出席状況により不足が生じたときは適宜現場責任者の判断で人員を補充いたします。

意見4:

ダイヤモンドホールに人数分の休憩用イスを置くことを検討してください。

対応4:

人数分のイスを用意するとなると2段になるなど見栄えがよくないため、壁に沿って一列に並べる形でのみイスを用意することとします。ただ、立って待機する場所と座って待機する場所をスペース的に区別します。新年互礼会配置図

意見5:

来賓名簿とOB名簿を審議対象資料に移してください。

対応5:

来賓名簿とOB名簿を審議対象資料に移しました。

意見6:

誘導担当を1階と5階に分けているが、予算も踏まえてインカム等の連絡方法を検討してください。

対応6:

担当者の私物(携帯電話機等)で対応していただく予定です。

意見7:

受付での会計管理に注意してください。

対応7:

会計責任者をあらかじめ一人で固定するとともに、会計責任者及び会計担当者に事前に受付マニュアルを交付し、リハーサルの機会(12月14日)に会計のシミュレーションも行います。 受付マニュアル

意見8:

受付を1階と5階で分けるのか、検討してください。

対応8:

受付は5階のみで行います。なお、誘導は、1階と5階に分かれて行います。

意見9:

アンケートの最終質問について。回答者の年齢ではなく、所属を確認することを検討してください。

対応9:

年齢層を尋ねる質問は撤回し、所属を尋ねる質問をもうけました。アンケート

意見10:

案内状を横書きで記載することを検討してください。

対応10:

案内状を横書きで記載しました。案内状 案内状U

意見11:

返信用ハガキ(裏面)の内容を検討してください(バランスの調整。余計な文言の削除。)。

対応11:

横書きにしました。文章を推敲しました。同伴者については、ハガキ上、人数のみ把握します(必要に応じて電話等で確認します)。加えて、QRコード読み取り形式で回答を集計する方法を採用しました。 】【回答フォーム

意見12:

役割分担の中に写真を撮影したり動画を撮影したりする係をもうけることを検討してください。

対応12:

撮影記録係をもうけました。役割分担表(互礼会)

意見13:

「2.実施に至る背景」について。背景というよりも手法がそのまま記載されているので推敲してください。

対応13:

手法が内容に含まれることがないように意識して修正しました。

意見14:

アンケートの第5問と第6問について、末尾の文章表現を統一してください。

対応14:

末尾の文章表現を「ご意見をお聞かせください。」に統一しました。アンケート

意見15:

「4.連携する外部/内部 パートナー種別」にオープニングアクトの出演者を追記してください。

対応15:

久米田高校ダンス部を追記しました。

意見16:

対内の目的について。理事長所信を周知する、との部分を推敲してください。

対応16:

周知するものを「新年度の運動方針」に改めました。

意見17:

新年互礼会の機会に周年事業のPRの時間をもうけてください。

対応17:

19時50分から10分以内で周年事業のPR時間をもうけました。タイムスケジュール PR時の配置図

 

 

第2回正副理事長会議

 

開催日

2022年

11月

●日

(曜日)

協議

 

意見1:

動画資料や来賓名簿は、少しでも早く作成して報告してください。

対応1:

可及的速やかに作成の上、ご報告いたします。事業報告用動画 ※12月度定例会後完成予定

意見2:

案内文のフォントをスッキリしたフォントに変更してください。

対応2:

フォントをHGS教科書体にしました。 案内状 案内状U

意見3:

案内文の文字の配置を検討してください。 

対応3:

案内状の形式と同様の形式に変更しました。案内状 案内状U

意見4:

撮影の役割分担の中に動画撮影があるので役割を説明してください。

対応4:

写真は撮影しますが、動画は撮影しませんので、記載を修正しました。役割分担表(互礼会)

意見5:

久米田高校の撮影時間を少しでも早くしてください。

対応5:

17時から17時10分までの間にお越しいただけることになりました。到着し次第、速やかに撮影を行います。

意見6:

予算の様式3の通信費の文言が切れています。

対応6:

文言が途切れないようにセルを拡大しました。事業計画収支予算書へ

意見7:

吊り看板の縁などを変更したりロゴ等を入れたりすることを検討してください。

対応7:

縁は変更しました。ロゴはバランスがわるくなるので入れません。吊り看板(互礼会)

意見8:

定例会では事業報告をしないため、AGENDAの「事業報告」を削除してください。

対応8:

AGENDAの「事業報告」を削除しました。 AGENDA

意見9:

PRの方法が動画では式典に近すぎるのでもう少しラフなものを考えてください。

対応9:

動画を配信してのPRはやめます。代わる方法としてパネルに写真を貼る方法やウェブ配信の方法を検討しましたが、式典に集中されなくなるおそれや、スペースの問題(通行の安全性)等からいずれも実施しないことにします。

意見10:

案内状、式次第など今年のイメージを反映させてることを検討してください。

対応10:

案内状と式次第に周年のロゴを挿入しました。 案内状 案内状U 互礼会式次第

 

 

第2回理事会

 

開催日

2022年

11月

●日

(曜日)

審議

 

意見1:

 

対応1:

 

 

 

第3回正副理事長会議

 

開催日

2022年

12月

●日

(曜日)

協議

 

意見1:

 

対応1:

 

 

 

第3回理事会

 

開催日

2022年

12月

●日

(曜日)

協議

 

意見1:

 

対応1:

 

 

 

 

 

 

 

●議案上程スケジュール

 

 

事業計画 ・ 予算

 

事業報告 ・ 決算

 

回数

諸会議名

開催日時

議事

 

回数

諸会議名

開催日時

議事

第1回

正副理事長会議

2022年10月14日

協議

 

 

 

 

第1回

理事会

2022年10月25日

協議

 

 

 

 

第2回

正副理事長会議

2022年11月18日

協議

 

 

 

 

第2回

理事会

2022年11月30日

審議

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

※議案上程スケジュールは、年間事業フレームに沿って的確な時期に上程を行う