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協議 |
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● |
事業名 |
: |
８月度定例会「岸和田スプラッシュフェス２０２３」 |
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● |
委員会名 |
： |
６５周年実行委員会 |
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|||||||||
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● |
担当副理事長・専務理事 |
： |
山内 卓也 |
● |
： |
委員長名 |
： |
井本 竜也 |
|||||
|
● |
文書作成者役職・氏名 |
： |
行松 浩司 |
|
|||||||||
|
● |
議案上程日 |
： |
２０２３年５月２６日 |
● |
： |
確認日 |
： |
２０２３年５月２５日 |
|||||
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事業要項(企画) |
部分審議 審議対象資料 ９）趣意書 １０）一般ボランティア募集要項 １３）共催依頼書 １４）協賛依頼書 １５）メディア依頼書 ２４）配布依頼書 ２６）市長挨拶依頼文 参考資料 ３７）学校配布リスト 予算書 （５）広報費 ・チラシデザイン費 ￥５５，０００ ・ポスターデザイン費 ￥６６，０００ ・ポスター、チラシ印刷代 ￥６５，２６３
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前回までの流れ(意見と対応) |
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● |
第２回正副理事長会議 |
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● |
開催日 |
２０２３年 |
２月 |
１０日 |
(金曜日) |
討議１ |
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意見１： |
キッチンカーは呼びかけをするのか。募集かけるのか。 |
|
対応１： |
昨年の泉州合同例会でキッチンカーを呼んでいましたので、そのような先に声を掛けたいと思います。 キッチンカー出店候補リスト |
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意見２： |
事業内で参加者はプールの出入りは自由か。 |
|
対応２： |
出入り自由として考えています。 |
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意見３： |
水鉄砲バトルをする人は、その日来た人は誰でも遊べるのか。 |
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対応３ |
入場時にお渡しするリストバンドを付けている方のみ参加可能です。 |
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意見４ |
青年会議所として、テキ屋を呼ぶリスクはどのように考えていますか。 |
|
対応４： |
出店者の方には事前に反社会勢力ではない確約、署名を頂きます。反社会勢力と青年会議所の関係が疑われないようにリスク低減を行います。 |
|
意見５： |
スライダーの水は最後どうなるのか。 |
|
対応５： |
ポンプアップし、水を循環させる予定です。 |
|
意見：６ |
水質が泥などで悪くなる可能性もあるので、足洗い場や水の入れ替えを検討ください。 |
|
対応６： |
足洗い場の設置と浄水器を準備します。 |
|
意見７： |
一般参加者と事業参加者の受付を一本化することも検討ください。 プールに入場したあとにリストバンドがないために事業に参加できない方もでると考えられます。 |
|
対応：７ |
受付はプールの受付で行います。 |
|
意見８： |
散水車の動線、給水量の確認、どれだけスライダーで水が必要か確認下さい。 |
|
対応８： |
確認取れ次第、議案に反映させていただきます。 |
|
● |
第２回理事長会 |
|
● |
開催日 |
２０２３年 |
２月 |
２２日 |
(水曜日) |
討議１ |
|
意見１： |
背景は再考するべきであると思います。もっと委員長の気持ちを反映してください。 |
|
対応１： |
再考しました。 |
|
意見２： |
審議対象資料３８）事業目的は参考資料に入れてください。 |
|
対応２： |
事業企画書と内容が重複するため資料削除。 |
|
意見３： |
水分補給を無料でしていただける企業を誘致して、協賛依頼をしてもいいと思います。 |
|
対応３： |
大塚製薬にスポーツドリンクを配布してもらう案で検討しています。 ２０００本配布するとしたら半分の１０００本は買い取りしないといけない。 |
|
意見４： |
熱中症対策はしっかりして方がいいと思います。 |
|
対応４： |
スポーツドリンクや飴などの配布、また休憩場所の設置。マドカホールの一階を借りて机や椅子の設営。 |
|
意見５： |
水代金は使用に際して料金がかかるのではないか。予算書には入ってるのか。 |
|
対応５： |
場所が決まってから先方と話をする予定です。 |
|
意見６： |
目的の対外の部分を再考してください。 |
|
対応６： |
再考しました。 |
|
意見７： |
提案書についてはもっと対外向けに作成する方がよいと思います。 |
|
対応７： |
|
|
意見８： |
値引きは入れないでください。消費税として予算書に記載するのではなく税込み単価にして記載してもらってください。（例：ダスキンレントオール） |
|
対応８： |
税込み単価にしてもらいました。ウォーターアスレチック見積書 |
|
意見９： |
見積もり、支払い方法は振込であれば振込先や手数料も記載ください。 |
|
対応９： |
記載しました。 |
|
意見１０： |
セレモニーをする時間や場所の記載をしてください。 |
|
対応１０： |
記載しました。 |
|
意見１１： |
バナーは広報費、舞台・ステージは設営費に訂正してください。 |
|
対応１１： |
訂正しました。 |
|
● |
第３回正副理事長会議 |
|
● |
開催日 |
２０２３年 |
３月 |
１６日 |
(木曜日) |
討議２ |
|
意見１： |
なし |
|
対応１： |
なし |
|
|
質疑応答の為意見はなしとなります。 |
|
● |
第３回理事長会 |
|
● |
開催日 |
２０２３年 |
３月 |
２９日 |
(水曜日) |
討議２ |
|
意見１： |
なし |
|
対応１： |
なし |
|
|
質疑応答のため意見はなしとします。 |
|
第４回正副理事長会議 |
|
● |
開催日 |
２０２３年 |
４月 |
１３日 |
(木曜日) |
協議１ |
|
意見１： |
ダンスが本当に必要か再考する。水に関連できないか。 |
|
対応１： |
ＰＲ事業として青少年の育成に携わる団体と事業を構築するため必要であると考えました。 |
|
意見２： |
バーベキューエリアを使用できるか確認する。 |
|
対応２： |
詳細等は事業の計画と合わせて打ち合わせ中です。BBQエリア範囲 |
|
意見３： |
水鉄砲持参をうながすようにしてください。 |
|
対応３： |
チラシに記載します。 |
|
意見４： |
掲示用スケジュールをもっと華やかにしてください。 |
|
対応４： |
スタッフで協議した結果、見やすさを重視しているのでこのままで進めます。 |
|
意見５： |
背景をもっと端的に。 |
|
対応５： |
修正しました。 |
|
意見６： |
目的の表現を抽象的にしては。 |
|
対応６： |
修正しました。 |
|
意見７： |
対象参加者の対外は参加人数を入れてください。 |
|
対応７： |
記載しました。一般参加者１６８３名 |
|
意見８： |
予算を確認して有効に予算を使う方法を考慮してください。 |
|
対応８： |
委員会で協議したうえで予算を決めています。 |
|
意見９： |
引き継ぎ事項に中央公園の辞退理由を明記する。 |
|
対応９： |
引継ぎ事項に記載しました。（運営面事項１３） |
|
意見１０： |
前日準備を再考する。 |
|
対応１０： |
再考しました。参考資料３２）前日準備リスト |
|
意見１１： |
チラシの学校配布依頼書を作成し審議資料に添付してください。 |
|
対応１１： |
添付しました。審議資料３７）配布依頼書 |
|
意見１２： |
小学校校長会、中学校校長会をスケジュールに追加。教育委員会に確認。 |
|
対応１２： |
記載しました。 |
|
意見１３： |
ポスター配布リストを作成してください。 |
|
対応１３： |
作成しました。審議資料３８）ポスター配布リスト |
|
意見１４： |
大塚製薬と交渉してください。 |
|
対応１４： |
購入については販売代理店から購入します。提供については５０円で販売します。 |
|
意見１５： |
ボディペイントについてはアレルギーも考慮してください。 |
|
対応１５： |
ボディペイントについて削除しました。 |
|
意見１６： |
ステージを使った水を使う（ユニバーサルをまねる） |
|
対応１６： |
シャボン玉を使った演出を行う予定です。審議資料１５）シャボン玉エリア |
|
第４回理事会 |
|
● |
開催日 |
２０２３年 |
４月 |
２６日 |
(水曜日) |
協議１ |
|
意見1: |
前日準備の時間を早めてみてはどうか。 |
|
対応1: |
１７時に変更の予定です。前日準備タイムスケジュール |
|
意見２ |
キッチンカーの出店リストの更新。 |
|
対応２ |
|
|
意見３ |
広報戦略シートを作成。広報戦略を立てる。 |
|
対応３ |
|
|
意見４ |
参考資料３、４を削除してください。 |
|
対応４ |
削除しました。 |
|
意見５ |
目的と背景を理事長と一緒に考えてみてはどうか。 |
|
対応５ |
再考しました。 |
|
意見６ |
ポカリ５００本の整合性を取れるようにしてください。 |
|
対応６ |
ポカリ１０００本を購入して１本あたり５０円で販売します。 |
|
意見７ |
予算書の添付再確認してください。 |
|
対応７ |
添付し直しました。 |
|
意見８ |
喫煙場所をどこに設置するのか考えてください。 |
|
対応８ |
配置図に記載しました。全体配置図 |
|
意見９ |
ダンスと水鉄砲が同時進行になっている時間帯がある。音楽は別々で流すのか。タイムスケジュールの確認をしてください。 |
|
対応９ |
タイムスケジュール確認しました。当日タイムスケジュール |
|
意見１０ |
協力団体へのアタックリストの作成。どの団体に何を協力してもらうかも記載してください。 |
|
対応１０ |
|
|
意見１１ |
様式４の見積書３０万円超えているものは相見積もりをする。 |
|
対応１１ |
ダイキチレントオールで合い見積もりを出しました。見積もり書 |
|
意見１２ |
キッチンカーの提供する食品被っていてもいいのではないか。渋滞回避のため。 |
|
対応１２ |
提供する食品に関しては絞りません。 |
|
意見１３ |
ブルーシートの金額が高い。使い道や寄付を検討してください。 |
|
対応１３ |
団体へ寄付する方向で検討しています。 |
|
● |
第５回正副理事長会議 |
|
● |
開催日 |
２０２３年 |
５月 |
１９日 |
(木曜日) |
協議２ |
|
|
意見１： |
配置図を参考資料に入れてください。 |
|
対応１： |
参考資料に追記しました。 |
|
意見２： |
動員数５０００名の検証方法は。 |
|
対応２： |
QRコードを読み取ってもらい数値×３を入場者数と想定します。 |
|
意見３： |
駐車場関係者専用を作ってはどうか。 |
|
対応３： |
ワタマンさんに駐車スペースをお借りする予定です。 |
|
意見４： |
当日の準備、各場所に机何個など具体的に。誰が見てもわかるように。 |
|
対応４： |
全体配置図に記載しました。 全体配置図 |
|
意見５： |
蜻蛉池公園のごみ置き場5月に無くなってるのでゴミステーション2か所でも対応できるか。 |
|
対応５： |
ゴミステーション２か所、無人ゴミステーションを全体配置図左下トイレの裏側に設置。 |
|
意見６： |
審議対象資料の経路図のキッチンカーなどの同線、促し方は？スムーズに配置できるように。 |
|
対応６： |
記載しました。 |
|
意見７： |
喫煙場所、救護スペースの場所がわかるように看板があるといい。 |
|
対応７： |
看板を設置します。喫煙場所・救護スペース |
|
意見８： |
現時点での喫煙場所は蜻蛉池公園側が禁煙としている場所なので確認取ってください。 |
|
対応８： |
確認済みです。 |
|
意見９： |
当日の人員配置数。タイスケに沿って割り出しする。ボランティアの数も含めて。 |
|
対応９： |
タイムスケジュールに記載します。 事業人数配置タイスケ |
|
意見１０： |
幼児プール水の入れ替えをするのか。 |
|
対応１０： |
ウォータースライダー点検の際に水を入れ替えます。 |
|
意見１１： |
幼児用スライダーの場所の下方にYEGとKCPのブースがあるが水が流れこまないのか。 |
|
対応１１： |
十分な距離があるので大丈夫です。全体配置図参照 |
|
意見１２： |
親御さんの休憩場所もあってはいいのではないか。 |
|
対応１２： |
公園のベンチより外側をフリーテントスペースにして持ち込みのテントで休憩していただきます。 |
|
意見１３： |
スライディングエリア、だるまさんエリア区切るのか。 |
|
対応１３： |
区画は基本しません。交互にします。 |
|
意見１４： |
ボランティアさんにも全体の流れがわかるような資料を用意してください。 |
|
対応１４： |
対応９の資料参照 |
|
意見１５： |
だるまさん 対人に当たらないように声掛けなどの対策を。 |
|
対応１５： |
随時アナウンスをかけて対応させていただきます。 |
|
意見１６： |
更衣室はダンサー用なのか子供用なのか。 |
|
対応１６： |
更衣室はテントに幕を張って用意します。また和泉高校に確認します。 |
|
意見１７： |
協賛金予算組に入れてください。 |
|
対応１７： |
入れました。 |
|
意見１８： |
蜻蛉池公園に支払う料金はないのか。 |
|
対応１８： |
大阪府に後援名義を取れば使用料は無料になります。 |
|
意見１９： |
見積書：フクヨシ割引表記を消してもらうようにしてください。 |
|
対応１９： |
削除してもらいました。 |
|
意見２０： |
ポカリ１０００本見積書あってるのか確認してください。 |
|
対応２０： |
確認しました。見積書 |
|
意見２１： |
キッチンカーの収益確認。 |
|
対応２１： |
￥８０００円徴収（￥３０００登録料、￥５０００JC収益） |
|
意見２２： |
DJの音響関係は誰が用意するのか。またDJは誰に依頼してるのか。 |
|
対応２２： |
音響は確認。DJはマムールさんの従業員さんに依頼しています。 |
|
意見２３： |
予算書：足場代の添付。前日準備、暗い中設営大丈夫か。 |
|
対応２３： |
予算書足場代は削除しました。 |
|
意見２４： |
企画書、現時点での事業内容と合わせるように。 |
|
対応２４： |
|
|
意見２５： |
予算書：ボディペイント リンク切れ。 |
|
対応２５： |
添付しました。 |
|
意見２６： |
備品リストまとめる。 |
|
対応２６： |
|
|
意見２７： |
救護スペースのクーラーなどは誰が用意するのか。 |
|
対応２７： |
平松副理事長にお借りします。 |
|
意見２８： |
添付資料にスライダーと階段断面図の資料載っているがどうするのか意図が分からない。明確に。 |
|
対応２８： |
スロープ・階段断面図削除します。 |
|
意見２９： |
広報審査シート・コンプラシートは何のために貼っているのか。 |
|
対応２９： |
大阪ブロック褒賞のため。削除します。 |
|
意見３０： |
アンケートの配信方法を明確にしてください。 |
|
対応３０： |
デジタルブックで配信します。 |
|
意見３１： |
掲示用タイスケはどのぐらいの大きさでどこに配置するのか明確にしてください。 |
|
対応３１： |
デジタルブック記載で対応します。 |
|
意見３２： |
キッチンカー出店申し込み書の無料を訂正。 |
|
対応３２： |
訂正しました。キッチンカー出店申込書 |
|
意見３３： |
協賛金額の設定と目標を決める。協賛金額によっての特典の違いを明確に。アタックリストも。 |
|
対応３３： |
デジタルの液晶を配置できたらという構想です。 |
|
意見３４： |
大阪府の後援名義は審議までに通るのか確認。予算が大幅に変わる可能性があるので。 |
|
対応３４： |
現在、申請中です。 |
|
意見３５： |
協賛金の締め切りはいつまでか。ポスターに協賛バナーを入れるのであれば間に合うか、精査する。 |
|
対応３５： |
締め切りは７月２１日までです。 |
|
意見３６： |
チラシの二部制を検討してください。 |
|
対応３６： |
二部制にはしません。 |
|
意見３７： |
横断幕（吊り看板）の白枠の修正。 |
|
対応３７： |
|
|
意見３８： |
見積書：ダイキチさんとレントオールさんの中身の数を合わせる。 |
|
対応３８： |
数を合わせました。 |
|
意見３９： |
株式会社キナン 合い見積もりと有効期限の修正をする。 |
|
対応３９： |
修正しました。見積書 |
|
意見４０： |
見積書：消費税別途の場合は消費税の金額を入れて予算に入れる。 |
|
対応４０： |
税込みで記載しています。 |
|
意見４１： |
山直スチロール見積書合計を入れる。 |
|
対応４１： |
|
|
意見４２： |
バナーの見積書の項目を科目ごとに分ける。 |
|
対応４２： |
追記しました。 |
|
意見４３： |
審議対象資料１３）共催依頼書、２８）市長挨拶依頼文に日時、場所、出欠も記載する。 |
|
対応４３： |
|
|
意見４４： |
共催を依頼するのであればアポを取って頼んだ方がいいのでは。 |
|
対応４４： |
アポを取って依頼します。 |
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意見４５： |
ブース出展依頼→団体を再度詰めてください。コンセプトも再考してください。 |
|
対応４５： |
岸和田で活動している団体に依頼します。岸和田のＰＲに繋がるブースです。 |
|
意見４６： |
ボランティアスタッフ30名の目途は本当にあるのか。理事会までに見通しをたててください。 |
|
対応４６： |
現在、声掛けを進めています。 |
|
意見４７： |
審議対象資料１１）ブース出展募集要項申込書、１２）キッチンカー出店依頼書、申込書、内容を記載。反社ではないことチェックさせる。紙媒体もあったら良いのでは。 |
|
対応４７： |
審議対象資料１１）ブース出展募集要項申込書、１２）キッチンカー出店依頼書・申込書、出店応募用紙 |
|
意見４８： |
出展料の徴収はいつにするのか。当日か。 |
|
対応４８： |
８月７日説明会当日。 |
|
意見４９： |
出店説明会はしないのか。当日の配置、場所決めはどうするのか。 |
|
対応４９： |
説明会は８月７日（月）zoomにて行います。 |
|
● |
第５回理事会 |
|
● |
開催日 |
２０２３年 |
５月 |
日 |
(曜日) |
協議２ |
|
意見1: |
|
|
対応1: |
|
|
● |
第６回正副理事長会議 |
|
● |
開催日 |
２０２３年 |
６月 |
日 |
(曜日) |
審議 |
|
|
意見１： |
|
|
対応１： |
|
|
● |
第６回理事会 |
|
● |
開催日 |
２０２３年 |
６月 |
日 |
(曜日) |
審議 |
|
|
意見1: |
|
|
対応1: |
|
|
●議案上程スケジュール |
|
|
事業計画 ・ 予算 |
|
事業報告 ・ 決算 |
||||||
|
|
回数 |
諸会議名 |
開催日時 |
議事 |
|
回数 |
諸会議名 |
開催日時 |
議事 |
|
● |
第２回 |
正副理事長会議 |
２０２３年２月１０日 |
討議１ |
● |
第９回 |
正副理事長会議 |
２０２３年９月日 |
協議 |
|
● |
第２回 |
理事会 |
２０２３年２月２２日 |
討議１ |
● |
第９回 |
理事会 |
２０２３年９月日 |
審議 |
|
● |
第３回 |
正副理事長会議 |
２０２３年３月１６日 |
討議２ |
● |
|
|
|
|
|
● |
第３回 |
理事会 |
２０２３年３月２９日 |
討議２ |
● |
|
|
|
|
|
● |
第４回 |
正副理事長会議 |
２０２３年４月１３日 |
協議１ |
● |
|
|
|
|
|
● |
第４回 |
理事会 |
２０２３年４月２６日 |
協議１ |
● |
|
|
|
|
|
● |
第５回 |
正副理事長会議 |
２０２３年５月１９日 |
協議２ |
|
|
|
|
|
|
● |
第５回 |
理事会 |
２０２３年５月３１日 |
協議２ |
|
|
|
|
|
|
● |
第６回 |
正副理事長会議 |
２０２３年６月日 |
審議 |
|
|
|
|
|
|
● |
第６回 |
理事会 |
２０２３年６月日 |
審議 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
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|
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|
|
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|
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|
|
※議案上程スケジュールは、年間事業フレームに沿って的確な時期に上程を行う |
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