12月度定例会及び事業報告並びに決算()承認の件

審議

 

 

事業名

12月度定例会 卒業式

 

委員会名

社会開発委員会

 

担当副理事長・専務理事

平松 利哉

委員長名

重松 崇之

文書作成者役職・氏名

重松 崇之

 

議案上程日

2023年12月19日

確認日

2023年12月19日

 

事業要項(企画)

 

1.実施に至る背景

 

私たちにJC活動の素晴らしさ、仲間との絆の必要性、成長の機会を与え気付かせてくれた先輩を称え、敬意と感謝の意を形にして伝える場が必要です。

 

2.本事業で描く夢

 

これまで岸和田青年会議所のために尽力してきた卒業生の活躍を称えるとともに熱い思いや前向きな姿勢を引き継ぐことで地域を明るく豊かにする運動が連綿と展開されること

 

3.目的

 

(対外)

なし。

 

(対内)

これまで岸和田青年会議所のために尽力してきた卒業生の活躍や功績を称え、卒業生の熱い思いや前向きな姿勢を後輩に引き継ぐことを通して、今後の岸和田青年会議所の運動に対するメンバーの意識や思いをさらに高揚させることを目的とします。

 

4.連携する外部/内部

パートナー種別

 

なし

 

5.実施日と実施前後のスケジュール

 

■実施日

2023年12月9日(土)午後5時~

 

■実施前後のスケジュール

いつ

どこで

なにを

7月20日

JCルーム

打合せ

8月10日

JCルーム

打合せ

8月23日

杉江能楽堂

下見

9月中

杉江能楽堂

動線の確認。設備関係の動作確認

11月中

杉江能楽堂

最終の確認

12月9日

杉江能楽堂

12月度定例会及び卒業式

6.実施場所

(検証結果)

 

〒596-0821 大阪府岸和田市岸城町6−10

杉江能楽堂

 

(検証結果)

杉江能楽堂での卒業式の開催は、初の試みとなりました。しかし、会場は、雨風をしのげる構造になっていた上、屋内は実際に温かったこと、控室の用意も花の置き場所も確保できたこと、音響・映像設備(スクリーン等)も利用できたことなど設備面で不都合はありませんでした。また、卒業生が花束を回収するために一部の部屋を1日延長して利用することができましたし、事前に2回にわたってリハーサルを実施することもできました。加えて、管理者側のご厚意で人数分の白足袋をご用意いただきました(本来、杉江能楽堂の舞台を使用する場合は、白足袋を着用する必要があります。)。管理者に柔軟にご対応いただけたことで、例年と遜色のない、素晴らしい式典を開催することができました。

 

7.事業内容

(検証結果)

 

12月度定例会及び卒業式は、次のとおり進行しました。

 

15:00 委員会メンバー集合

16:00 リハーサル

16:30 受付開始

16:59 卒業生入場

17:00 開会宣言 (楠本 彩君

17:01 国歌斉唱並びにJ Cソング斉唱

      J C Iクリード唱和 (重松 崇之君)

      J C Iミッション並びにJ C Iビジョン唱和  (山本 泰士君)

      J C宣言文朗読並びに綱領唱和  (西田 充功君)

17:08 出席者点呼確認

17:09 理事長挨拶

17:15 送辞 (反甫 旭君)

17:20 答辞 (澁谷 和則君)

17:25 感謝状贈呈  (理事長→卒業生)

        記念品贈呈 (理事長→卒業生代表・澁谷 和則君) 

        目録贈呈  (卒業生代表・樫原 伸哉君→理事長)

17:45 報告・依頼事項 (今年度山内卓也専務理事•次年度西嵜優作専務理事)

      入会承認式(橘川 亜紀君)

      会員消息(平松 利哉君、増田 薫君、露無 大貴君)

      その他

17:50 閉会宣言 (重松 崇之君

17:55 記念撮影

18:00 卒業記念パーティー設営

18:20 卒業記念パーティー開始

      卒業生入場(6名 ※当日1名欠席)

      順に

      楠本 彩君

      重松 崇之君

      樫原 伸哉君

      山本 泰士君

      西田 充功君

      澁谷 和則君

18:40 乾杯  (理事長 山元 雅里君)

18:42 歓談

19:10 余興 (ものまねされている卒業生がだれかを当てるゲーム)

19:45 友人スピーチ(3分/人)・花束贈呈

      卒業生『最後のお言葉』(3分〜5分/1人) 

      ⦅順番⦆

楠本君→重松君→樫原君→山本君→西田君→薮君→澁谷君

21:15 歓談

21:25 卒業生退場

21:30 閉会

 

(検証結果)

タイムスケジュールどおりに進行しなかった要因として、余興に時間がかかったこと及び友人スピーチの時間が計画よりも超過したということがあります。ただ、友人スピーチについては、時間がかかるのは致し方ありません。卒業生のスピーチ時間を削るのは、事業の趣旨からして本末転倒ですので、次年度以降は、卒業生のスピーチ時間に余裕をもたせることを前提に、全体の時間枠自体をより大きくすることを検討するとよいと考えます。

 

■ 事業目的に達した点

卒業記念パーティーにおいて卒業生が入場する際、卒業生の経歴を来年度に残るメンバー(以下「在籍メンバー」という。)に示し、もって卒業生の活躍や功績を称えることができたこと、友人スピーチの機会に卒業生の在籍メンバーに対する熱い思いが語られたこと、卒業式後に在籍メンバーから語られた感想から、卒業生メンバーの思いが確かに在籍メンバーに伝わったと感じられたことより、本事業を通して、今後の岸和田青年会議所の運動に対する在籍メンバーの意識や思いをさらに高揚させることができました(当初の目的を達成しました)。

 

■ 事業目的に達しなかった点

本事業には対外的な事業目的はありません。他方、対内的な事業目的については、上述のとおり果たすことができました。ただし、事業目的を達成し得たとしても、事業の構築過程には課題は残りましたので、それは次年度に引き継ぎます。 次年度への引継ぎ事項

 

■ 事業開催による社会的影響(効果)の検証

本事業は、対外的な事業ではなく、社会的な変化を企図したものではないため、それを検証することはいたしません。ただ、会場となった杉江能楽堂は、国の重要文化財です。この会場において、「記念パーティー」や「式典」を開催することができた、という実績は、今後、杉江能楽堂の利用可能性を拡大させました。杉江能楽堂の管理者から、杉江能楽堂の新たな利用可能性を確認できたと喜ばれました。本事業は、今後の杉江能楽堂の利用拡大に道をひらき、岸和田や能といった伝統芸能の魅力がより多くの人々に伝わる契機となりました。

 

8.目的の検証方法

出席名簿にて検証致します。 出席名簿

9.対象者及び参加員数

(結果)

(対内)現役メンバー29名、監事0名

(対外)なし

10.広報戦略

01

アプリでの周知

02

各員がメンバーに連絡を取り参加を促す

11.前回の上程より、

ブラッシュアップした点

 

正副理事長会議でご指摘いただいた点を中心に改善しました。

 

 

 

12.

予算総額

決算総額

540,000

348,965

事業計画収支予算書へ

13.

引用著作物の有無

14.

対外配付資料の有無

公益性の有無

15.審議対象資料

16.参考資料

1)       

次年度への引継ぎ事項

1)       

理事長所信 委員長所信

2)       

風景写真

2)       

前年度からの引継ぎ事項

3)       

出席名簿

3)       

準備品

4)       

 

4)       

役割分担表

5)       

 

5)       

会員名簿

6)       

 

6)       

ふんどし

7)       

 

7)       

定例会配置図

8)       

 

8)       

送辞答辞配置図

9)       

 

9)       

定例会、卒業記念パーティーシナリオ

10)     

 

10)     

花束置き場

11)     

 

11)     

友人代表スピーチ配置図

12)     

 

12)     

タイムスケジュール

13)     

13)     

AGENDA

14)     

 

14)     

吊看板

15)     

 

15)     

パワーポイント

16)     

 

16)     

感謝状 樫原君

17)     

 

17)     

感謝状 楠本君

18)     

 

18)     

感謝状 西田君

19)     

 

19)     

感謝状 澁谷君

20)     

 

20)     

感謝状 山本君

21)     

 

21)     

感謝状 重松君

22)     

 

22)     

感謝状 薮君

23)     

 

23)     

卒業生経歴

 

前回までの流れ(意見と対応)

 

1回正副理事長会議

 

開催日

2023年

12月

15日

(金曜日)

協議

 

 

意見1:使用していない決算書のセルを削除してください。

対応1:使用していないセルは削除しました。

意見2:報告・決算議案であることを踏まえて議案のタイトルを修正してください。

対応2:「12月度定例会及び事業報告並びに決算(案)承認の件」とタイトルを改めました。

意見3:次年度への引継ぎとして、理事長の登壇の頻度を踏まえた設営の検討を入れてください。

対応3:理事長の座席をもうけるなど検討するべきことを引継ぎ事項として明記しました。

意見4:卒業生の人数がより多くなるときは場所の変更も検討してください。

対応4:卒業生の人数が8名以上になるときは会場の変更を検討するよう引継ぎ事項に明記しました。

意見5:卒業生の経歴紹介に際しては口頭で読み上げるとしてもパワーポイントで表示することも検討してください。

対応5:パワーポイントの作成を検討することを引継ぎ事項として明記しました。

意見6:事業目的に達しなかった点がないか、検討してください。

対応6:事業目的は達成しました。ただ、目的達成に至る過程に課題があり、その課題は、次年度に引き継ぎます。

意見7:タイムスケジュールどおりの進行ができなかった課題があるので、次回へ引き継いでください。

対応7:タイムスケジュールどおりの進行について引継ぎ事項に明記しました。

意見8:受付開始段階で準備を終えることができるように計画段階から時間配分を考えてください。

対応8:時間配分について引継ぎ事項に明記しました。

意見9:花束の並べ方が雑で札が見えづらかったので札が見えやすくなるような並べ方にも気を配ってください。

対応9:花束の並べ方について引継ぎ事項に明記しました。

意見10:花束をグランドホールに送った先輩もいたので審議可決後速やかにシニアに連絡するよう引き継いでください。

対応10:諸先輩方への告知方法について引継ぎ事項に明記しました。

 

第2回理事会

 

開催日

2023年

12月

20日

(水曜日)

協議

意見1:

対応1:

意見2:

対応2:

意見3:

対応3:

 

 

 

 

 

 

 

●議案上程スケジュール

 

 

事業計画 ・ 予算

 

事業報告 ・ 決算

 

回数

諸会議名

開催日時

議事

 

回数

諸会議名

開催日時

議事

第1回

正副理事長会議

2023年8月18日

協議

第1回

正副理事長会議

2023年12月15日

協議

第1回

理事会

2023年8月30日

協議

第1回

理事会

2023年12月20日

審議

第2回

正副理事長会議

2023年9月8日

協議

 

 

 

 

第2回

理事会

2023年9月27日

協議

 

 

 

 

第3回

正副理事長会議

2023年10月13日

協議

 

 

 

 

第3回

理事会

2023年10月25日

審議

 

 

 

 

※議案上程スケジュールは、年間事業フレームに沿って的確な時期に上程を行う