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審議1 |
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● |
事業名 |
： |
1月度定例会並びに新年互礼会 |
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● |
委員会名 |
交流事業委員会 |
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● |
担当役員 |
： |
担当副理事長 |
： |
加減 光 |
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● |
確認日 |
： |
2017年11月25日 |
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● |
委員長 |
： |
委員長 |
： |
炭谷 英司 |
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● |
確認日 |
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2017年11月25日 |
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● |
文書作成者 |
： |
副委員長 |
： |
藤縄 貴司 |
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● |
作成日時 |
： |
2017年11月25日 |
トップ/ 事業要綱/
事業概要/ 審議対象資料/ 前回までの流れ/ 上程日程/ 事業予算
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1． |
背景 （なぜこの事業を行うのか？） |
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2018年岸和田青年会議所は創立60周年を迎えます。歴史に敬意を表し、諸先輩より受け継がれてきた情熱の火種を継承していかなければなりません。メンバー各々が伝統と歴史を共有し、60周年を盛り上げる意識を高めることができる場を、創りだす必要があります。 |
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2． |
事業の対象者 |
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対外対象者： 大阪府知事・岸和田市長・各政治団体・各種諸団体、日本青年会議所、近畿地区大阪ブロック協議会、 大阪府29ＬＯＭ関係者、シニアクラブ |
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対内対象者： 青年会議所現役メンバー及び仮入会メンバー
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3． |
事業目的 （対外） |
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第６０代理事長及び新役員を披露し、２０１８年度岸和田青年会議所の行動指針と2017年度の事業報告を行う。 |
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4． |
事業目的 （対内） |
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第６０代理事長の所信を仰ぎ、各種団体及びOBとの交流を深める。 |
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決算 |
事業目的達成の検証 |
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事業目的に達した点
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＊事業計画時に掲げた目標に照らして記述する |
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事業目的に達しなかった点
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＊事業計画時に掲げた目標に照らして記述する |
トップ/ 事業要綱/ 事業概要/ 審議対象資料/ 前回までの流れ/ 上程日程/ 参考資料/ 事業予算
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1． |
実施日時 |
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定例会 平成30年1月6日（土） 16時30分〜17時00分 《受付 16時00分〜》 新年互礼会 平成30年1月6日（土） 18時00分〜20時00分 《受付 17時30分〜》 |
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2． |
実施場所・会場 |
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岸和田グランドホール 〒596-0821 大阪府岸和田市小松里町2512 TEL:0120-16-3390 新年互礼会 ダイヤモンドホール 5F（新年互礼会会場図） |
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3． |
参加員数計画並びに参加推進方法 |
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来賓２７名 来訪ＪＣ 53名 シニアクラブ・ＯＢ ４６名 計１２１名 過去３年の参加者の平均から算出しました。尚、来訪JCに関しては、役員として出向メンバーがいるので53名とします。 来賓リスト、シニアクラブ・ＯＢリスト （前年度出席者人数） ２０１５年度実績 来賓２４名 来訪ＪＣ ３８名 シニアクラブ・ＯＢ ６８名 ２０１６年度実績 来賓２７名 来訪ＪＣ ５３名 ２０１７年度実績 来賓２９名 来訪ＪＣ ５３名 シニアクラブ・ＯＢ ４０名 |
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決算 |
参加人数結果報告 |
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＊ここで参加員数計画と結果を対比させる。 参加推進計画を検証する。 |
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4． |
予算総額 |
予算総額 ￥1,100,000 |
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5． |
外部協力者・協力種別 |
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決算 |
礼状発送状況 |
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＊ここに協力者を記入し、礼状発送状況を明記する。 |
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6． |
引用著作物の有無 |
無 |
確認番号 |
＊規則委員会発行の確認番号を記入 |
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7． |
対外配布資料の有無 |
有 |
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8． |
引用著作物の有無 |
無 |
公益確認番号 |
＃ |
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9． |
実施組織 |
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【役割分担】 総括責任者 加減 光 現場責任者 炭谷 英司 司会 藤縄 貴司 司会補佐 和田 宗一 ≪受付担当≫ 受付責任者 永橋 正人 / 岡畑 彰悟 ＪＣ関係 中野 貴雄 /人財育成委員会 来賓関係 松下 雄平 /社会開発委員会 クローク 田辺 弘幸 /総務広報委員会 ≪会場誘導≫ 誘導責任者 林 徒志孝 / 佐藤 文彦 誘導 大務 譲 / 青少年育成委員会 ≪会計≫ 会計責任者 薮 正明 |
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10． |
事業内容 |
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１月度定例会においてプレジデンシャルリースの贈呈を行い、新年互例会において 理事長の所信表明、新役員の披露とご来賓の皆様に昨年度のお礼並びに報告をする。 ＡＧＥＮＤＡ(定例会) タイムスケジュール 定例会シナリオ
新年互礼会シナリオ 【定例会】 16：15〜 受付開始 16：30〜 定例会開会 17：10 定例会閉会 【新年互例会】 17：30〜 受付開始 18：30〜 新年互例会開会 19：55 新年互例会閉会 準備品リスト・・・【定例会】ゴング・国旗・ＪＣ旗・三脚（旗用）・出席簿・事業報告書・ＡＧＥＮＤＡ・報告依頼事項 スピーカー・電ドラ・クリアボックス・プレジデンシャルリース・直前理事長への感謝状 出席優良者表彰状・入会承認書・表彰状のお盆・白手袋・横断幕 【互例会】芳名帳・筆ペン・受付ふんどし・会場の図・来賓リボン・名札・ご祝儀を入れる盆 横断幕・国旗・JC旗・出席簿・式次第・お土産袋・領収書（複写） その他リスト・・・ 活動報告映像（作成中） |
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11． |
前年度からの引継ぎ事項 |
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予算上 ・徽章の保管は丁重にお願いします。 →了解しました。 運営上 ・対外的なハガキなどは正式な往復はがきを使用してください。 →案内状とは別に返信はがきを同封します。 ・審議が通り次第、すぐに案内を郵送できるようにしてください。来賓には１１月中に必ず到着する様にお願いします。 →用意しました。 ・どの事業もですが出欠メールの返信がないと現場の役割分担が決定できないので、全員する様に依頼してください。 →依頼します。 ・挨拶を依頼する方には必ず、挨拶依頼文を案内状に同封してください。 →同封します。 ・定例会はほぼ全員が初めての役職なので、当日混乱しないよう、事細かく役割を分けたシナリオを作成してください。 →役割分担を作成しました。 例：表彰状を手渡す役。物品の配置。綱領を読む立ち位置、入り方など。 →プロトコルを添付しました。 ・当日のリハーサルはグランドホールが直前まで別の宴会をしている可能性が高いので、前日までに行ってください。 →リハーサルの日時も抑えました。 ・席次表などグランドホールへ依頼したものも必ずメンバーで最終確認をしてください。 →確認事項に入れます。 ・前日までに手提げ袋に入れる配布物（酒、手帳、Doing）の人数分＋５名分準備を完了し、会場へ預けておいて下さい。 →用意します。 ・１階にも案内係りを配置する事。 →配置します。 ・定例会分、互礼会分と準備物は前日に必ず分けて会場に預けて下さい。（前日あったものが紛失していたものがあった） →了解しました。 ・飲食店の方々のテーブルごとの振り分けをしてください。名札の要望もありましたが検討ください。 →ネームプレートを渡します。 ・事前に挨拶を依頼する際に、持ち時間等を事前に知らせておいて下さい。 →返信が来た時に、再度連絡します。 その他 ・ふんどしの確認。 →議案書に添付しました。 |
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決算 |
次年度への引継事項 |
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12． |
本年の工夫と期待される効果 |
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60周年の年度始めの事業であり、この事業を総メンバーで取り組みます。 委員会ごとに各テーブルへ挨拶に回って頂きます。委員会で回ることにより、面識のない方との挨拶がしやすくなり、また新しい関係性を持つことができます。また全メンバーで事業を行うことにより60周年を盛り上げる意識を高めまた周年に対する思いが共有され、今後の事業・周年への弾みをつける。 |
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決算 |
実施上の問題点 |
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予算上の問題点 |
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運営上の問題点 |
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その他の問題点 |
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13． |
依頼事項 |
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本事業は対外参加者数が多く、委員会単独ではとてもできません。全ての現役メンバーのご協力をお願いします。 互礼会当日に午後2時00分より全員でリハーサル、特に立ち位置の確認などを行いたいと思います。 また、メンバーには、水以外の飲料と食事の準備はしておりません。経費削減の意味もありますが、 何よりホスト役という役割に徹し礼節ある態度を来賓の方々にお示し頂きたいと思います。 ご協力をお願いいたします。 |
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14． |
討議・協議・審議のポイント |
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昨年度からの引き継ぎ事項以外で運営上注意すべき点・決算等をご協議お願い致します。 |
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決算 |
委員長所見 |
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委員長の所見を記入 |
トップ/ 事業要綱/ 事業概要/ 審議対象資料/ 前回までの流れ/ 上程日程/ 参考資料/ 事業予算
審議対象資料一覧（ここに記載したものは全て審議対象となります）
●電子資料 （ご覧になる際は、資料名をクリックしてください）
【事業計画】
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電 子 資 料 名 |
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1 |
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2 |
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3 |
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4 |
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5 |
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6 |
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7 |
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8 |
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9 |
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10 |
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11 |
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12 |
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13 |
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14 |
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15 |
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16 |
【事業報告】
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電 子 資 料 名 |
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●配布資料・回覧資料（理事会で紙資料を配布・回覧する場合はこちら）
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資 料 名 内 容 |
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1 |
配布・回覧 |
＊理事会で配布する紙資料 |
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2 |
配布・回覧 |
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3 |
配布・回覧 |
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4 |
配布・回覧 |
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|
5 |
配布・回覧 |
|
●参考資料
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資 料 名 内 容 |
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1 |
電子・配布・回覧 |
|
|
2 |
電子・配布・回覧 |
|
|
3 |
電子・配布・回覧 |
|
|
4 |
電子・配布・回覧 |
活動報告映像（作成中） |
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5 |
電子・配布・回覧 |
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トップ/ 事業要綱/ 事業概要/ 審議対象資料/ 前回までの流れ/ 上程日程/ 参考資料/ 事業予算
前回までの流れ（意見と対応）
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● |
第10回正副理事長会議 |
協議1 |
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意見1 |
前年度の引き継ぎを確実にできるように、メンバーと当日までしっかり打ち合わせお願いします。 |
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対応1 |
打ち合わせを綿密に行います。 |
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意見2 |
名前の間違いがあります。（林 徒志孝君の漢字） |
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対応2 |
名前の訂正を行いました。 |
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意見3 |
対外目的の語尾をするから行うにしてください。 |
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対応3 |
するから行うに修正しました。 |
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意見4 |
対外目的、新役員の披露を新役員を披露に変更してください。 |
|
対応4 |
新役員の披露を新役員を披露に修正しました |
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意見5 |
お礼状は、縦書きが基本。貴殿は目下に使う言葉。岸和田市をはじめとするを削除して下さい。 |
|
対応5 |
貴殿を貴方様もしくは貴女様を使用いたします。 縦書きの変更し、「岸田市をはじめとする」を削除しました。 |
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意見6 |
タイムスケジュールにも歴代理事長の名前を入れといてください |
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対応6 |
タイムスケジュールに歴代理事長の名前を追加しました。タイムスケジュール |
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意見7 |
備品リストを作成してください。 |
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対応7 |
備品リスト作成しました。備品リスト |
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意見8 |
互例会の看板の文字がずれています。 |
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対応8 |
互礼会の看板を修正しましまた。横断幕 |
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意見9 |
参加動員数を再考してください。 |
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対応9 |
来訪JCを５３名に変更しました。 |
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● |
第10回理事会 |
協議1 |
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意見1 |
タイムスケジュールのＪＣＩミッション＆ビジョンの誤字 |
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対応1 |
訂正いたしました。タイムスケジュール |
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意見2 |
ダンスは岸和田市内にも高校・スクールを含めてたくさんありますので、再考して下さい。 |
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対応2 意見3 対応3 意見4 対応4 意見5 対応5 意見6 対応6 意見7 対応7 意見8 対応8 意見9 対応9 |
再考しました。 アジェンダに名前は不要です。 削除しました。アジェンダ 飲食店への案内状については今年の手帳の協賛状況を確認し郵送して下さい。 確認して郵送します。 役員紹介、中野理事長になっています。田辺君は委員長に変更になります。 訂正しました。役員紹介 案内状の文章を訂正して下さい。つきましては〜の部分、岸和田市の市を削除、句読点の削除 返信はがきの◯がずれています。 ＰＤＦではずれるので、原本のＷｏｒｄのデータで印刷します。 挨拶依頼文の略儀なら→略儀ながらに訂正して下さい。 訂正いたしました。挨拶依頼文 返信はがきに同伴者記入欄をつけたして下さい。 追加しました。返信はがき |
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● |
第11回正副理事長会議 |
協議2 |
|
意見1 |
実施日時の新年互礼会の漢字が間違えていますので訂正してください |
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対応1 |
訂正しました |
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意見2 |
互礼会横断幕の再考してください |
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対応2 |
変更しました。新年互礼会横断幕 |
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意見3 |
互礼会のシナリオ再確認しておいてください。 |
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対応3 |
予行も含め再度メンバーで再確認いたします。 |
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意見4 |
互礼会のシナリオで永野理事長は削除（役員紹介）してください |
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対応4 |
削除しました（新年互礼会シナリオ） |
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意見5 |
互礼会のシナリオで、謝辞の文書にて公益が抜けています。 |
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対応5 |
修正しました。（新年互礼会シナリオ） |
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意見6 |
互礼会のシナリオで、山内直前理事長の謝辞となっていますが、謝辞ではありません。新年互礼 |
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対応6 |
事業報告ムービーが終わり次第、司会はせず山内直前理事長の挨拶（事業報告）をして頂くように変更しました（新年互礼会シナリオ） |
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意見7 |
定例会のクリードに役職もつけて下さい。 |
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対応7 |
訂正しました。定例会シナリオ |
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意見8 |
理事紹介の登壇の図をもっと詳しくしてください。 |
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対応8 |
訂正しました（役員紹介） |
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意見9 |
OBをシニアクラブに訂正してください。 |
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対応9 |
訂正しました（2 事業対象者） |
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意見10 |
定例会の際の表彰状を置く場所を決めておいてください |
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対応10 |
定例会会場に机を用意しゴングなど必要物を置き漏れがないようにセットいたします。 |
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意見11 |
定例会のシナリオ歴代はフルネームにしてください |
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対応11 |
訂正しました。定例会シナリオ |
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意見12 |
泉本くんを出向理事に変更してください |
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対応12 |
訂正しました（役員紹介） |
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意見13 |
来賓リストをもう一度確認しておいてください。 |
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対応13 |
最終間違いがないようメンバー一同確認いたします。 |
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意見14 |
６０周年PRの時間を設けてください。 |
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対応14 |
役員紹介後に5分60周年PRの時間を設けています。（新年互礼会シナリオ） |
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意見15 |
堺の理事長名が間違っていますので訂正してください。 |
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対応15 |
訂正しました。（新年互礼会シナリオ） |
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● |
第○回理事会 |
協議2 |
|
意見1 |
|
|
対応1 |
|
|
意見2 |
|
|
対応2 |
|
● |
第○回正副理事長会議 |
協議3 |
|
意見1 |
|
|
対応1 |
|
|
意見2 |
|
|
対応2 |
|
● |
第○回理事会 |
審議 |
|
意見1 |
|
|
対応1 |
|
|
意見2 |
|
|
対応2 |
|
● |
第○回正副理事長会議 |
協議 |
|
意見1 |
|
|
対応1 |
|
|
意見2 |
|
|
対応2 |
|
● |
第○回理事会 |
審議 |
|
意見1 |
|
|
対応1 |
|
|
意見2 |
|
|
対応2 |
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議案上程スケジュール |
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事業計画 ・ 予算 |
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事業報告 ・ 決算 |
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回数 |
諸会議名 |
議事 |
|
|
回数 |
諸会議名 |
議事 |
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● |
第10回 |
正副理事長会議 |
協議１ |
|
● |
第3回 |
正副理事長会議 |
協議 |
||
|
● |
第10回 |
理事会 |
協議１ |
|
● |
第3回 |
理事会 |
審議 |
||
|
● |
第11回 |
正副理事長会議 |
協議２ |
|
● |
|
|
|
|
|
|
● |
第11回 |
理事会 |
審議1 |
|
● |
|
|
|
||
|
● |
|
● |
||||||||
|
● |
|
|
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|||||||