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２０１７年１月度定例会並びに新年互礼会事業報告及び決算の件 |
審議 |
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● |
事業名 |
： |
1月度定例会並びに新年互礼会 |
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● |
委員会名 |
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周年事業準備室 |
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● |
担当役員 |
： |
担当副理事長 |
： |
和田 宗一 |
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● |
確認日 |
： |
2017年3月10日 |
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● |
委員長 |
： |
室長 |
： |
和田 宗一 |
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● |
確認日 |
： |
2017年3月10日 |
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● |
文書作成者 |
： |
副室長 |
： |
林 徒志孝 |
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● |
作成日時 |
： |
2017年3月10日 |
トップ/ 事業要綱/
事業概要/ 審議対象資料/ 前回までの流れ/ 上程日程/ 事業予算
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1． |
背景 （なぜこの事業を行うのか？） |
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年度が変わり、第５９代山内隆史理事長の下、新役員の披露、２０１７年度岸和田青年会議所の行動指針となる山内理事長の所信を仰ぎ、来賓の方々に昨年度の事業報告をし、各種団体及びOBとの交流を深めるために新年互例会を開催する。 |
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2． |
事業の対象者 |
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対外対象者： 岸和田市長ほか各種諸団体、近畿LOM、大阪ブロック関係者、シニアクラブ |
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対内対象者： 岸和田青年会議所現役メンバー及び仮入会メンバー |
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3． |
事業目的 （対外） |
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２０１７年度新理事長及び新組織をお披露目し、対外対象者との交流を図る |
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4． |
事業目的 （対内） |
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２０１７年度新理事長の所信を仰ぎ、現役会員一同一致団結する |
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決算 |
事業目的達成の検証 |
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事業目的に達した点
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＊来賓や他LOMメンバーを出迎えから見送りまでの間、シナリオ通り滞りなく進めることができ目的を達成することができた。 |
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事業目的に達しなかった点
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＊メンバー一同、終始互礼会中はシナリオ通りに副理事長を中心として各テーブルに積極的に挨拶周りができ目的を達成できた。 |
トップ/ 事業要綱/ 事業概要/ 審議対象資料/ 前回までの流れ/ 上程日程/ 参考資料/ 事業予算
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1． |
実施日時 |
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２０１７年１月７日（土）定例会 １６：３０～ 新年互例会１８：００～ |
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2． |
実施場所・会場 |
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岸和田グランドホール 定例会会場 新年互礼会会場 |
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3． |
参加員数計画並びに参加推進方法 |
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参加員数計画：２０１５年度実績 来賓２４名 来訪ＪＣ ３８名 シニアクラブ・ＯＢ ６８名 ２０１６年度実績 来賓２７名 来訪ＪＣ ５３名 前２年の実績の平均より、今年度の参加予定者数は以下のとおり見込まれる 来賓２６人 来訪ＪＣ４６名 シニアクラブ・ＯＢ４９名 ※１月度岸和田ＪＣ期首会員３7名・大阪ブロックからの来訪役付メンバー２１名・日本ＪＣからの来賓１名 参加推進方法：案内状を送付 |
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決算 |
参加人数結果報告 |
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＊来賓２９名 来訪JC５３名 シニアクラブ・OB４０名 計１２２名 前年度比＋１２名 |
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4． |
予算総額 |
予算総額 ￥1,100.032 |
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5． |
外部協力者・協力種別 |
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互礼会案内挨拶文 ①会費あり（他ＬＯＭ等）、 ②会費なし（来賓） |
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決算 |
礼状発送状況 |
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＊来賓２６名（同団体名義で複数名の参加の為） シニアクラブ・OB４０名 来訪JC９LOM 合計７５箇所に送付済 |
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6． |
引用著作物の有無 |
無 |
確認番号 |
＊規則委員会発行の確認番号を記入 |
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7． |
対外配布資料の有無 |
有 |
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9． |
実施組織 |
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総括責任者 和田宗一 |
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現場責任者 和田宗一 |
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定例会受付担当者 加減光 |
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定例会司会担当 西田圭吾 司会サブ：林徒志孝 |
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互礼会受付担当者 加減光
サブ：人材育成委員会、青少年育成委員会、交流事業委員会 |
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互礼会司会者 西田圭吾 司会サブ：林徒志孝 |
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互礼会会計責任者 越智信哉 |
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10． |
事業内容 |
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１月度定例会においてプレジデントリースの贈呈を行い、新年互例会において理事長の所信表明、新役員の披露とご来賓の皆様に昨年度のお礼並びに報告をする。 アジェンダ タイムスケジュール 定例会シナリオ 互礼会シナリオ |
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1月度定例会 新年互礼会 |
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１６：１５ 受付開始 １７：３０ 受付開始 |
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１６：３０ 定例会開始 １８：００ 開会 |
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１７：１０ 定例会閉会 １９：５５ 閉会 |
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11． |
前年度からの引継ぎ事項 |
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① 式次第の名簿、名札など来賓者の名前・役職は絶対間違えないように何度も確認してください。 ⇒作成が完成しだい、メンバー全員で確認できるようメールで配信させて頂きます。 ② 事前準備リストをしっかり作って当日忘れ物がないようにしてください。（領収書など）。 ⇒リスト作成済みです。 ③ シナリオは定例会分も作成した方がいいです。 ⇒定例会シナリオ（案）作成済みです。 ④ 当日の段取り、リハーサルはメンバー全員で何度も確認しあってください。 ⑤ 新年初事業でいろいろと忙しいですがメンバー全員で分担してください。（委員長の負担が多すぎる）。 分担済みです。 ⑥ ゴングなど例会から互礼会へ持っていく物をしっかり把握してきっちり設置してください。 ⇒リストを作成し対応します。 ⑦ 時間ギリギリの受付や受付周りでいる来賓が多数おられるので式前にしっかり誘導して時間通りの開始を目指してください。 ⑧ 互礼会の食事時間が少なかったので時間を取れるよう工夫してください。 ⇒予算の都合上立食形式で行わざるを得ない現状を考えると食事時間はこれ以上見込めません。音頭は食事をしながらくつろいだ雰囲気でお聞きいただきたいと考えています。 ⑨ 来賓・シニアへ返信用ハガキが何人か入れ忘れとの事があったので忘れないようメンバーで確認してください。 ⇒リスト作成し確認しております。 |
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決算 |
次年度への引継事項 |
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① 予算上 ・徽章の保管は丁重にお願いします。 ② 運営上 ・対外的なハガキなどは正式な往復はがきを使用してください。 ・審議が通り次第、すぐに案内を郵送できるようにしてください。来賓には１１月中に必ず到着する様にお願いします。 ・どの事業もですが出欠メールの返信がないと現場の役割分担が決定できないので、全員する様に依頼してください。 ・挨拶を依頼する方には必ず、挨拶依頼文を案内状に同封してください。 ・定例会はほぼ全員が初めての役職なので、当日混乱しないよう、事細かく役割を分けたシナリオを作成してください。 例：表彰状を手渡す役。物品の配置。綱領を読む立ち位置、入り方など。 ・当日のリハーサルはグランドホールが直前まで別の宴会をしている可能性が高いので、前日までに行ってください。 ・席次表などグランドホールへ依頼したものも必ずメンバーで最終確認をしてください。 ・前日までに手提げ袋に入れる配布物（酒、手帳、Doing）の人数分＋５名分準備を完了し、会場へ預けておいて下さい。 ・定例会分、互礼会分と準備物は前日に必ず分けて会場に預けて下さい。（前日あったものが紛失していたものがあった） ・飲食店の方々のテーブルごとの振り分けをしてください。名札の要望もありましたが検討ください。 ・事前に挨拶を依頼する際に、持ち時間等を事前に知らせておいて下さい。 ③ その他 ・ふんどしの確認。 |
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12． |
本年の工夫と期待される効果 |
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① 音頭を披露することで、参加者が一体となって盛大に新年を祝賀する。また、文化的活動を行っているメンバーがいることをアピールすることは、岸和田JCのイメージアップに繋がる。 ② 互礼会開催によって各種団体、OBと面識を持つことによって新年度の各事業を円滑に行うことができるようになる。 ③ 出欠返信用はがきは料金受取人払後納郵便を用いて、経費削減を図る。 ④ 岸和田JCメンバーは基本的にドリンクとフードの予算はとらない。礼節を重んじホスト役という役割に徹する礼節ある態度を示す。 ⑤ 予算上必要な見積に掛かる人数の算定につき、仮にも一度以下の通りに定めることで次年度以降の予算組がスムーズに行えるようにする。しかし、飽くまで軸であるので実際の算定の際には切りの良い数字にする等多少のゆとりを持たせる工夫は適宜必要である。また、次年度以降に見積時の人数把握をさらに容易にするための表も作成した。（人数見込表） １．参加見込人数は過去二年間の平均とする。よって、式次第の準備数等はこの数になる。 ２．フード 参加見込人数の８０％。 ３．ドリンク 参加見込人数を若干上回る数。メンバーが飲まざるを得ない場合もあることも想定しておく。 ※支払い時には定額制の金額と消費本数からの実費額との比較で、より少ない方を選べるように打ち合わせをしておく。 ４．お土産等 来賓とシニア・ＯＢの参加見込人数に大阪ブロック等からの来訪役付メンバー数を加える。 ５．特定会費収入 来訪ＪＣの参加見込人数に出向先日本ＪＣ委員長等の本年度特別に招待したいメンバー数を加 える。 ⑥ 式次第は一部変更するだけで次年度以降も継続使用できるようにデータで購入し、品質向上と経費削減を同時に図る。 ⑦ より正確な予算組の為、JCルームで把握しているシニア・OBリストの中から宛先不明とされている方や案内不要の申し出のあった方を除外したリストを再整備する。 ⑧ 当日午後二時半より全体でのリハーサルを行い、よりスムーズな進行への備えとする。 ⑨ 当日配布する来場者リストについて、これまではシニアは全員の方を記載していたが、毎年懸案事項となっている氏名誤記リスク等及本年度以降の委員会メンバーの負担の軽減と、式典における礼節とを比較考量し、会長のみを代表して記載することにした。 |
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決算 |
実施上の問題点 |
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予算上の問題点 |
・徽章の汚れが目立ち買い替えた。 ・委員会メンバーより太鼓搬送の人員を出すのは厳しく、急遽業者へ依頼した。 |
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運営上の問題点 |
・案内のはがきに対して苦情や問い合わせがあり対応に混乱した。 ・案内を出すのが１２月初旬となり、例年に比べかなり遅れた。 ・挨拶を依頼する方に挨拶依頼文が同封されていなかった。 ・出欠メールの返信が少なく、正確なLOMの参加人数が不明で役割分担が直前になってしまった。 ・定例会では、細かい打ち合わせができておらず不備が目立った。 ・直前まで別の宴会が入っており、互礼会のリハーサルが十分にできなかった。 ・グランドホールに席次表を依頼したが、名前や役職の誤字などが目立った。 ・当日参加の来賓が数名あり、お土産の準備などに手間取った。また土産袋に詰める作業を、グランドホール担当者に依頼したが、手帳が入っている分、入っていなかった分があった。 ・準備物を一括で箱に管理していたため、定例会を準備し移動後、互礼会で使用する準備物など数点紛失があった。 ・飲食店関係の方々の担当のテーブルが不明であると意見があった。 ・挨拶などが長引きタイムスケジュール通りに進まなかった。 |
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その他の問題点 |
・ふんどしに飲み屋関係と明記してしまっていた。 |
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13． |
依頼事項 |
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本事業は対外参加者数が多く、委員会単独ではとてもできません。全ての現役メンバーのご協力をお願いします。 互礼会当日に午後２時３０分より全員でリハーサル、特に立ち位置の確認などを行いたいと思います。ご参加よろしくお願いします。 また、メンバーの為には、水以外の飲料と食事の準備はしておりません。経費削減の意味もありますが、何よりホスト役という役割に徹し礼節ある態度を来賓の方々にお示し頂きたいと思います。ご協力をお願いいたします。 |
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14． |
協議・審議のポイント |
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全体的に精査をお願いします。 また精算に関しまして、予備費を使い切ったうえで登録料を分割するのか等も協議下さい。 |
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決算 |
委員長所見 |
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今回の事業では、自分にとってリーダーとしての資質を問われる事業であった。委員長交代による約２週間弱の準備期間の中で、対内の出欠確認により役割を振り分けたが、圧倒的な人数不足を痛感した。その結果、立食より着座に急きょ変更し、結果としては対外、対内ともに満足していただける結果を得た。しかしこの結果を導く為のプロセスに問題があり、まず委員会メンバーに変更点を完全に周知できておらず、混乱を招いてしまったこと。その結果、委員会メンバーの１人に対する負担を増やしてしまったこと。この２点を引き起こした原因は、準備段階で起こっている問題の発信、共有ができておらず、またその問題の処理方法を数名で決定し、全メンバーに発信できていなかった事が原因。この「なぜそうしたのか？」という点を事前にメンバーで話し合い、説明をしていればこの様な結果は起きなかった。以上をもって所見とする。 |
トップ/ 事業要綱/ 事業概要/ 審議対象資料/ 前回までの流れ/ 上程日程/ 参考資料/ 事業予算
審議対象資料一覧（ここに記載したものは全て審議対象となります）
●電子資料 （ご覧になる際は、資料名をクリックしてください）
【事業計画】
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電 子 資 料 名 |
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1 |
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2 |
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3 |
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4 |
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5 |
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6 |
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7 |
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8 |
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9 |
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10 |
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11 |
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12 |
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13 |
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14 |
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15 |
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16 |
【事業報告】
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電 子 資 料 名 |
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1 |
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2 |
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3 |
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4 |
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5 |
●配布資料・回覧資料（理事会で紙資料を配布・回覧する場合はこちら）
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資 料 名 内 容 |
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1 |
配布・回覧 |
＊理事会で配布する紙資料 |
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2 |
配布・回覧 |
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3 |
配布・回覧 |
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4 |
配布・回覧 |
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5 |
配布・回覧 |
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●参考資料
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資 料 名 内 容 |
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1 |
電子・配布・回覧 |
＊資料名、内容を記入 |
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2 |
電子・配布・回覧 |
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3 |
電子・配布・回覧 |
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4 |
電子・配布・回覧 |
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5 |
電子・配布・回覧 |
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トップ/ 事業要綱/ 事業概要/ 審議対象資料/ 前回までの流れ/ 上程日程/ 参考資料/ 事業予算
前回までの流れ（意見と対応）
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● |
第10回正副理事長会議 |
協議1 |
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意見1 |
会費ありの招待状（他LOM）を送っている人数は予算計上してはどうか？ |
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対応1 |
計上しました |
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意見2 |
タイムスケジュール１９：４０の箇所２０１６年⇒２０１７年へ訂正してください。 |
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対応2 |
訂正しました |
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意見3 |
正副理事長にて再度来年度の来賓をリストアップします。 |
|
対応3 |
よろしくお願いします。 |
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● |
第10回理事会 |
協議1 |
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意見1 |
案内状に誤記あります。 |
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対応1 |
訂正しました。 |
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意見2 |
当日の受付担当や集金担当等の役割分担をリスト化してはどうか。 |
|
対応2 |
リスト化しました。 |
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意見3 |
式次第に誤記あります。 |
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対応3 |
訂正しました。 |
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意見4 |
プレジデントリースを贈呈される方は、前三代までの歴代理事長ではなく前五代までであるので、タイムスケジュール内記載を訂正して下さい。 |
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対応4 |
過去を遡ると五人以上の歴代理事長が参加されていたころもあり、五人でなければならないという決まりはないようです。プレジデントリースの大きさから考えても三人もしくは四人が適当ではないかと考えています。なので、今回は一旦四名の方にお願いすることにし、それに伴いタイムスケジュール内の記載を変更しました。 |
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意見5 |
来場者リストを式次第とは別紙にて作成してはどうか。 |
|
対応5 |
作成しました。但し、前年度までは来場されたシニア全員を記載しておりましたが、出欠返信を待っての整理であることから作業が煩雑であるととも毎年の懸案事項である氏名等を間違えるリスクとを考え合わせ、シニアについては会長一名のみを記載することにしました。 |
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意見6 |
新年互礼会において本年度役員紹介時等における各メンバーの立位置等を会場見取図落とし込んではどうか。 |
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対応6 |
作成しました。 |
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意見7 |
リハーサル予定日時を議案書に記載してはどうか。 |
|
対応7 |
依頼事項並びに本年度の工夫に記載しました。当日午後２時３０分から行います。 |
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● |
第３回正副理事長会議 |
審議 |
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意見1 |
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対応1 |
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意見2 |
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|
対応2 |
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意見3 |
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対応3 |
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意見4 |
|
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対応4 |
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意見5 |
|
|
対応5 |
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|
意見6 |
|
|
対応6 |
|
|
意見7 |
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|
対応7 |
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意見8 |
|
|
対応8 |
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意見9 |
|
|
対応9 |
|
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● |
第３回理事会 |
審議 |
|
意見1 |
|
|
対応1 |
|
|
意見2 |
|
|
対応2 |
|
|
意見３ |
|
|
対応３ |
|
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● |
第○回正副理事長会議 |
協議 |
|
意見1 |
|
|
対応1 |
|
|
意見2 |
|
|
対応2 |
|
|
意見3 |
|
|
対応3 |
|
|
意見4 |
|
|
対応4 |
|
|
意見5 |
|
|
対応5 |
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● |
第○回理事会 |
審議 |
|
意見1 |
|
|
対応1 |
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|
意見2 |
|
|
対応2 |
|
|
● |
第○回正副理事長会議 |
協議 |
|
意見1 |
|
|
対応1 |
|
|
意見2 |
|
|
対応2 |
|
|
● |
第○回理事会 |
審議 |
|
意見1 |
|
|
対応1 |
|
|
意見2 |
|
|
対応2 |
|
|
議案上程スケジュール |
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事業計画 ・ 予算 |
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事業報告 ・ 決算 |
||||||
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回数 |
諸会議名 |
議事 |
|
|
回数 |
諸会議名 |
議事 |
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● |
第10 回 |
正副理事長会議 |
協議１ |
|
● |
第3回 |
正副理事長会議 |
協議 |
|
|
|
● |
第10回 |
理事会 |
協議１ |
|
● |
第3回 |
理事会 |
審議 |
|
|
|
● |
第11回 |
正副理事長会議 |
審議 |
|
● |
|
|
|
|
|
|
● |
第11回 |
理事会 |
審議 |
|
● |
|
|
|
|
|
|
● |
第○回 |
正副理事長会議 |
協議 |
|
● |
|
|
|
|
|
|
● |
第○回 |
理事会 |
審議 |
|
|
|
|
|
|
|
